Список канцелярских товаров для офиса: полный перечень и советы по закупкам
Для стабильной и слаженной работы любого офиса важны не только старания сотрудников, но и грамотно организованное рабочее пространство. Один из ключевых аспектов — это канцелярия список для офиса, составление которого должно учитывать специфику деятельности компании, численность персонала, интенсивность документооборота и даже особенности отделов. Правильное формирование перечня экономит ресурсы и обеспечивает бесперебойную работу сотрудников.
При этом важно не просто заказать случайный набор товаров, а заранее определить, что нужно в офис из канцтоваров, какие предметы являются обязательными, а какие — второстепенными. Именно поэтому на большинстве предприятий используется стандартизированный перечень канцелярских товаров, соответствующий нормативным требованиям, внутренним регламентам и рекомендациям поставщиков.
При выборе поставщика обращают на наличие сертификатов соответствия и Систему добровольной сертификации «Роскачество» — это гарантирует, что закупаемые товары прошли проверку на безопасность и долговечность.
На практике список офисной канцелярии может разниться в соответствии с масштабами бизнеса: для небольших компаний достаточно базового набора, тогда как крупным организациям требуется расширенный комплект, включающий даже специализированное оборудование — от брошюровщиков до профессиональных резаков.
Формируя список канцелярских товаров для офиса, учитывают не только число сотрудников, но и структуру бизнес-процессов. Наличие базового комплекта канцтоваров позволяет не отвлекаться на мелочи, а сосредоточиться на работе. Под «базовым» понимается минимальный перечень, без которого офис не может функционировать ни один день.
Сотрудники не задумываются, что из канцелярии нужно в офис на ежедневной основе, пока чего-то не окажется под рукой. Чтобы избежать подобных ситуаций, компании заранее формируют перечень, учитывая не только стандарты делопроизводства, но и потребности конкретных отделов. Согласованный с офис-менеджером или закупщиком перечень канцелярских товаров упрощает снабжение и сокращает издержки.
К категории необходимых относятся те канцтовары, использующиеся в документообороте, переписке, работе с распечатками и другими базовыми задачами.
Список необходимых канцтоваров для офиса обычно включает:
- бумага А4 и А5 — белая, цветная, для печати и черновиков;
- папки и файлы — прозрачные, на кольцах, скоросшиватели;
- ручки — шариковые, гелевые, капиллярные (синие, черные, красные);
- карандаши и ластики — простые и цветные, механические;
- скрепляющие элементы — степлеры, скобы, дыроколы, скрепки, зажимы;
- маркировочные средства — маркеры, фломастеры, стикеры, закладки;
- клей и корректоры — клей-карандаши, жидкий клей, корректирующая лента.
Список необходимой канцелярии для офиса формируется на основании потребностей делопроизводства. Крупные компании нередко утверждают такой перечень в виде регламента — особенно если сотрудники работают с документами с юридической силой.
В зависимости от отдела, что купить в офис из этого списка — определяет руководитель: бухгалтерам нужны калькуляторы и скоросшиватели, менеджерам — маркеры и блокноты, а отделу логистики — папки-регистраторы и папки на кнопках.
Помимо основного набора, существуют элементы, которые помогают организовать пространство и упрощают повседневную рутину. Их часто забывают, когда составляют что нужно из канцелярии в офис список, однако в работе они оказываются незаменимыми.
Сюда входят:
- органайзеры и лотки для бумаг;
- настольные подставки под ручки, визитницы;
- коврики для мыши и клавиатуры, подставки под ноутбуки;
- мусорные ведра и канцелярские корзины;
- часы, таблички, бейджи, магниты, табло.
Именно такие предметы для офиса формируют общий порядок, визуальный комфорт и помогают сотрудникам чувствовать себя на рабочем месте уверенно и организованно.
Рациональные закупки не только обеспечивают бесперебойную работу офиса, но и значительно сокращают расходы компании. Особенно это актуально при комплектации рабочих мест в больших организациях, где речь идет о десятках сотрудников. В таком случае важно составить список канцелярских товаров для офиса, отсекая лишнее и выделяя приоритетное.
Один из эффективных подходов — это оптовая закупка у надёжных поставщиков. Многие компании, занимающиеся поставками канцелярии, предлагают гибкие условия: скидки при больших объемах, бесплатную доставку, бонусы в виде пробников, акций и сезонных комплектов.
Чтобы избежать хаоса, менеджеры составляют список канцтоваров в офисе для работы, согласованный с руководителями отделов. Такой подход позволяет:
- устранить дублирующиеся заказы;
- предусмотреть сезонные потребности (например, отчётный период в бухгалтерии);
- точно рассчитать месячную или квартальную потребность;
- автоматически обновлять поставки по готовому шаблону.
Кроме того, при выборе поставщика важно учитывать сертификацию продукции. Надёжные бренды соответствуют ГОСТам и предоставляют все необходимые документы, подтверждающие качество.
Ещё один способ оптимизации — использовать электронные системы или корпоративные платформы, где закупки автоматизируются и согласуются по заранее заданному сценарию. Это снижает нагрузку на офис-менеджеров и минимизирует ошибки в снабжении.
Несмотря на то, что основной перечень канцелярии для офис включает десятки наименований, в процессе работы часто выясняется, что некоторые мелочи не были учтены. Именно они становятся «узкими местами», мешающими выполнять задачи вовремя.
В большинстве чек-листов отсутствуют архивные папки, брошюровщики, разделители для документов, а ведь они особенно важны в отделах кадров, бухгалтерии, юридическом отделе и архиве. Офисные принадлежности — это не только ручки и бумага, но и инструменты для систематизации и хранения большого объёма информации.
Например:
- архивные короба и папки-регистраторы позволяют структурировать документы и не допускать их повреждения;
- брошюровщики и пластиковые пружины необходимы для создания презентационных материалов или внутренней документации;
- разделители и индексы ускоряют поиск нужных файлов.
Поставщики часто включают такие предметы для офиса в расширенные наборы. Однако они редко встречаются в базовых заказах, особенно в стартапах или небольших компаниях, где закупки ограничены по бюджету.
Существуют расходные позиции, о которых вспоминают только при проблемах — закончились, сломались или потерялись. Это:
- сменные лезвия для канцелярских ножей;
- ролики для скотч-диспенсеров;
- расходники для ручек или корректора;
- батарейки для беспроводных мышек и электронных устройств;
- клейкие ленты, пакеты, упаковочная плёнка.
Заранее внеся их в список офисных канцтоваров, можно избежать вынужденных простоев и «экстренных закупок» с переплатой. Более того, часто именно эти позиции не попадают в отчеты и закупаются вне системы, что затрудняет контроль расходов.
Использование техники в повседневной работе экономит время и снижает нагрузку на персонал. Многие офисы уже перешли на электронные степлеры, автоматические дыроколы, подачи бумаги с функцией авторазделения и электрошредеры с управлением через сенсор.
Также используются:
- цифровые блокноты, которые синхронизируются с рабочими приложениями;
- электронные метки и стикеры для внутренней логистики и архивирования;
- устройства для термоклеевого переплёта, используемые при подготовке отчётов.
Подобные решения постепенно становятся частью базового набора канцелярии для сотрудников, особенно в отделах с высокой документационной нагрузкой.
В условиях интенсивной офисной работы важны эргономика и комфорт. Производители канцтоваров разрабатывают продукцию с учётом анатомических особенностей и задач конкретных рабочих мест. Это снижает усталость и повышает производительность.
К популярным эргономичным решениям относятся:
- письменные принадлежности с антискользящими вставками и утолщённым корпусом;
- коврики для запястий и подставки под ноги;
- регулируемые органайзеры и стеллажи;
- настольные светильники с регулировкой температуры света.
Производители включают такие позиции в расширенные офисные комплекты, доступные у официальных дилеров и дистрибьюторов
Сравнение лазерного и струйного принтера обязательно затрагивает вопрос размера устройства. Габариты у первого типа крупные - до 14-20 кг веса, требующие отдельного места для размещения. Поэтому лазерные принтеры обычно покупают для офиса, а струйные для дома (3-7 кг веса).
Чтобы упростить задачу снабжения и исключить пропуски, стоит использовать унифицированный шаблон, подходящий для большинства офисов. Он может стать отправной точкой при формироваии внутреннего регламента закупок.
Ниже приведён типовой список канцтоваров для работы в офисе, разделённый по категориям. Указаны рекомендуемые количества, ориентированные на 5 рабочих мест.
| Категория | Наименование | Рекомендуемое количество | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Письменные принадлежности | Ручки, карандаши, маркеры | по 5 шт. каждого | Учёт запаса и замены |
| Бумажная продукция | Бумага А4, блокноты, стикеры | 10 пачек, 5 блокнотов | Основной расходный материал |
| Архивные и систематизирующие | Папки, файлы, папки-регистраторы | по 10–15 шт. | В зависимости от документооборота |
| Крепёж и расходные материалы | Степлеры, скобы, скотч, клей | по 2–3 шт. | Расходуется постепенно |
| Организация рабочего места | Лотки, органайзеры, коврики, подставки | 1 комплект на сотрудника | Делают рабочее место удобным и упорядоченным |
| Специальные приборы | Брошюровщик, дырокол, шредер | по 1 шт. на отдел | Для крупных документов и архивов |
Такая таблица может быть адаптирована под специфику компании и обновляться каждый квартал. Готовый шаблон подходит для согласования с руководителями отделов и может быть использован как основа для закупок онлайн.
Рациональный подход к выбору и закупке канцелярских товаров — основа эффективной офисной работы. Формировать перечень стоит с учётом специфики компании, регулярно его пересматривать и сотрудничать с надёжными поставщиками. Использование шаблонов, внедрение технологичных решений и контроль расходных материалов позволяют существенно оптимизировать работу и снизить затраты.
Компания ОфисЛэнд — ваш надежный поставщик канцелярских товаров для офиса! Мы работаем напрямую с ведущими брендами, поэтому предлагаем выгодные цены и широкий ассортимент: от базовых наборов для сотрудников до комплексных решений для снабжения.
